Av Lars H Alstadsæter (18.10.2004)

Tidsbegrenset sperring
Mange arkiver er sperret for offentlig innsyn i et visst antall år. De vanligste sperregrensene er 60, 80 og 100 år.

60 års sperrefrist er hovedregelen for personopplysninger og forretningshemmeligheter. Denne fristen gjelder for eksempel for ordinære opplysninger om personer som er innført i kirkebøker etc. Det er viktig å merke seg at kirkebøker er sperret for offentlig innsyn i 60 år etter den siste innføringen som er gjort i kirkeboka. Ei kirkebok som dekker tidsrommet 1930 - 1944 er sperret til 2004. I praksis betyr det at opplysninger i kirkebøker er sperret i mer enn 60 år.

Det finnes mange eksempler på at slektsgranskere har fått tilgang til kirkebøker ved å ta direkte kontakt direkte med sognepresten/kirkekontoret. En slik framgangsmåte er å anbefale hvis kirkeboka fortsatt er sperret for offentlig innsyn.

Sperrefrist ut over 60 år kan det være aktuelt å fastsette for opplysninger om straffbare forhold, helse og noen typer familieforhold. Den vanligste fristen i slike tilfeller er 80 år. Vedtak om dette gjøres i hvert enkelt tilfelle

100 års sperrefrist gjelder for eksempel opplysninger i adopsjonssaker og opplysninger i folketellingene. Det betyr at informasjon fra folketellinger etter 1900 ikke er tilgjengelige for deg.

Det er viktig å merke seg at det er opplysninger som er unntatt offentlighet og altså ikke dokumenter, mapper, arkivbokser, serier eller hele arkiv. I praksis "klausulerer" det offentlige arkivverket hele arkivbokser, serier eller for eksempel arkiv som er yngre enn 60 år. Når en bruker ønsker å bruke slikt materiale må arkivverket først gjennomgå og vurdere opplysningene i det aktuelle materialet.

Private arkiver
For private arkiver kan det finnes egne regler.

Private arkiveiere kan også ha overlatt sine arkiver til det offentlige arkivverket med klausuler av forskjellig slag. Både private og offentlige arkiver vil ofte inneholde sensitive personopplysninger, og flere organer har informasjon om forretningshemmeligheter eller spørsmål som angår rikets sikkerhet.

Offentlighetsloven
På begynnelsen av 1970-tallet fikk Norge en offentlighetslov. Loven gir innbyggerne adgang til mye som finnes i offentlige arkiver, men det er også enkelte begrensninger.

Loven inneholder blant annet en bestemmelse som gir anledning til å unnta fra offentlighet bestemte typer opplysninger, blant annet opplysninger som berører rikets sikkerhet (§ 6). Den myndighet som utsteder et slikt dokument, gir beskjed om at dette skal unntas fra offentlighet ved å påføre dokumentet en graderingsbetegnelse. Hvilke betegnelser som kan brukes dersom det gjelder rikets sikkerhet, er beskrevet i Sikkerhetsloven og varierer fra Begrenset til Strengt hemmelig.

Det er bare det organ som har gradert dokumentet, dvs. påført slik betegnelse, som kan oppheve graderinger eller sette graderingen på et lavere nivå. Ifølge Sikkerhetsinstruksen opphører slik gradering automatisk etter 30 år, dersom det ikke er uttrykkelig bestemt at det er nødvendig med gradering for lenger tid. Det er viktig å være oppmerksom på at et dokument kan inneholde opplysninger som er taushetsbelagte etter de vanlige taushetspliktsbestemmelsene i forvaltningsloven selv om gradering etter Sikkerhetsinstruksen opphører, og derfor likevel ikke vil bli offentlig tilgjengelig.

Offentlige myndigheter har ofte en tendens til å unndra flere dokumenter enn nødvendig fra offentlighet. Hvis du blir nektet innsyn i et offentlig dokument bør du be om hvilken lovhjemmel som er brukt. Ofte vil en klage bety at du faktisk får tilgang til dokumentet, men kanskje enkelte opplysninger er "sladdet".

Adgang til taushetsbelagt materiale
Det er mulig å få adgang til taushetsbelagt materiale eller materiale som er unndratt offentlighet. Slik adgang gis for eksempel til den eller de som er part i en sak (partsoffentlighet).

Men også den som driver med forskning kan få adgang til taushetsbelagt materiale. Forskere har ikke rett til å få adgang, men kan allikevel få det etter søknad. Ordinær slektsgransking vil sannsynligvis ikke karakteriseres som forskning, da hovedkravet er at man må inneha en vitenskapelig stilling innen relevant fagfelt, eller være viderekommen student under veiledning av person i vitenskapelig stilling.

Utskriftsvennlig versjon